Teambesprechungen onlineLars moderiert gerade viele Teambesprechungen Online. Er ist agiler Coach bei einer großen Anstalt des öffentlichen Rechts und hat vorher viele Jahre im smidig-Netzwerk gearbeitet. Lars hat eine simple Methode entwickelt, um als Team den Überblick in Videokonferenzen zu behalten. Wir haben ihn gefragt, ob er sie mit euch teilt. Hier ist sie:

Teambesprechung Online ... Huch, die Themen purzeln durcheinander!

Der Termin für die Videokonferenz ist eingestellt, der Zeitrahmen und die Agenda stehen…  und los geht´s!

Anfangs läuft es wirklich gut, aber dann wird die Diskussion so langsam unübersichtlich. Der/die Protokollierende gibt das Beste, aber es ist nicht mehr so richtig klar, was genau eigentlich gerade wie besprochen wird. So etwas kommt zwar nicht nur in Onlinemeetings vor, aber da ganz besonders. Und es kann durch einen Kniff vermieden werden... oder zumindest kann die Wahrscheinlichkeit erhöht werden, dass es nicht passiert.

Und zwar so:

Themen kategorisieren, Clustern und zur Bearbeitung vorbereiten

In Onlinemeetings kann man schwerer signalisieren, "lost" zu sein. Die Gruppe kann wenig auf Störungen und Irritationen reagieren und der Moderation fehlen wichtige Signale aus der Gruppe, um zu intervenieren. Da ist jede Orientierung für die Gruppe willkommen und ein für alle sichtbarer roter Faden durch die Veranstaltung noch wichtiger als in normalen Meetings.

Der Kniff? Ein Dokument erstellen, das gleichzeitig Agenda, Bearbeitungsdokument und Protokoll ist! Und dabei darauf achten, welche Themenkategorien zur Bearbeitung durch die Gruppe anstehen:

  • Informationen allgemein "Es gibt eine Information: Müssen wir uns überlegen, da etwas zu tun?"
  • Entscheidungsthemen "Bei diesem Thema müssen wir eine Entscheidung treffen!"
    • Hintergrund des Themas
    • Was genau ist der Entscheidungsbedarf
    • Entscheidung fällen
  • Update zu laufenden Aktivitäten "Das solltet ihr zu meinen Aktivitäten wissen!"
  • Aktivitäten vereinbaren "Hier muss etwas Konkretes getan werden. Wer macht es? Bis wann? Mit wem? Mit welchem Ergebnis?"

Teambesprechungen Online: Aktivitäten-Vorlage

Und nicht vergessen: Vor dem Meeting hilft im Meeting!

Wenn ihr so ein Dokument vor den Terminen vom Team füllen lasst bzw. den Stand transparent macht, habt ihr nicht nur einen tagesaktuellen Themenspeicher für das Meeting, sondern auch Teilnehmer.innen, die vorher schon wissen, was auf sie zukommt.

Superhilfreich ist es auch, von Meeting zu Meeting vorher zu überlegen: Welche Themenkategorien haben gerade im Team Prioritäten?

Geht es zur Zeit eher um...

  • den Infofluss von der Teamleitung zum Team?
  • gemeinsame Entscheidungen zu Aufgaben und zur inhaltlichen Richtung im Team?
  • die Transparenz, wer gerade mit welchen Themen wie unterwegs ist?
  • die Abstimmung von Aktivitäten?

Einfach die Top Prio-Themenkategorie nach oben in die Tabelle stellen und dann von oben nach unten bearbeiten.

Viel Spaß beim Ausprobieren und ich freue mich auf Kommentare, Praxis-Feedback und Fragen - gern via twitter @LarsBuesing

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