Partyplanung mit User Stories

Was ist eigentlich das Besondere am Arbeiten mit User Stories?

Stell Dir vor, Du willst Geburtstag feiern. Und zwar in genau 4 Wochen. Es ist ein runder Geburtstag und Du hast ein rauschendes Fest mit vielen Gästen vor Augen. Also machst Du eine Liste:

Termin finden
Gästeliste erstellen (digital?/Zettel?)
Einladungen gestalten
Einladungen versenden (per Mail? per Post?)
Raum finden (Bar?/Zelt?/Café?)
Räume besichtigen
Raum auswählen und buchen
Dekoration ausdenken
Material dafür organisieren
Basteln
Catering recherchieren
Essen testen
Essen auswählen
Für Musik sorgen
…

Du bist gewissenhaft und deswegen schreibst Du Dir dahinter, wie lange das alles ungefähr dauert. Hast Du ja alles schon gemacht, bzw. bei einem Freund gerade miterlebt. Also los:

Terminsuche – 2 Wochen
Gästeliste erstellen – 2 Stunden
Raum finden – 2 Wochen (ups, da gibt es mindestens eine Abhängigkeit)
Deko (naja, könnte schnell gehen, geht aber auch sehr aufwendig, hm… 2 Tage oder lieber doch das Pappmaché-Projekt, 4 Wochen)
…

So grübelst Du weiter und stellst fest, verflixt, wenn Du das alles nach Plan machst, dann wird das nix mit dem Fest pünktlich zu Deinem Geburtstag. Zu viele Aufgaben, zu viele Unbekannte – alles hängt miteinander zusammen… und bei all dem Stress fällt Dir auch kein gescheites Motto ein. Mist!

Was will ich wirklich? User Stories helfen weiter…

Du könntest Dich zum Beispiel fragen, was Du eigentlich willst. Was sind Deine Anforderungen, liebes Geburtstagskind?

Als Geburtstagskind möchte ich
… einen schönen Abend mit Freunden verleben, um zu feiern wie zu Studienzeiten.
… ein cooles Motto finden, um schon bei der Vorbereitung Spaß zu haben.
… meinen Geburtstag am richtigen Tag feiern, um nicht auf meine Geschenke warten zu müssen.
… endlich mal wieder futtern wie bei Muttern, um mich an die guten alten Fernsehabende mit Frank Elstner und Hans Rosenthal zu erinnern.

Unter User Stories versteht man übrigens kleine Schablonen, die eine Anforderung kurz umreißen: In meiner Rolle als… möchte ich … um…

Warte! Da wird doch ziemlich schnell ein Schuh draus…

Was ist Dir denn am wichtigsten von den 4 User Stories, die wir schon haben?

Meine Freunde!

Und was noch?

Muttis Nudelsalat!

Und sonst…

Hm, wenn ich ehrlich bin, die Geschenke…

Was tun?

Alles klar, die agile Partyplanung kann steigen. Fangen wir mit Deiner ersten Anforderung an:

Als Geburtstagskind möchte ich einen schönen Abend mit Freunden verleben, um zu feiern wie zu Studienzeiten.

Wann wäre das für Dich akzeptabel umgesetzt?

Wenn meine engen Freunde von heute und ein paar alte Gesichter von früher zusammenkommen und es Wackelpudding-Vodka gibt.

Wie kannst Du das möglichst unkompliziert herstellen?

Meine engen Freunde alle kurz anrufen, sie bitten, sich das Datum schon mal freizuhalten und fragen, wen ich von früher noch einladen könnte. Achja, und schon mal Vodka und Götterspeisen-Pulver kaufen.

Und jetzt die zweite:
… endlich mal wieder futtern wie bei Muttern, um mich an die guten alten Fernsehabende mit Frank Elstner und Hans Rosenthal zu erinnern. Und achja, Sigi Harreis und ihre Montagsmaler.

Wenn es Abendbrot mit Gurken und Radieschen gibt… und Mutti vielleicht noch ihren Mayo-Dosen-Nudelsalat dazu macht… Bierchen und O-Saft mit Selters? Jaha, seltsam, aber sooo Dalli Dalli…

Was meinst Du? Kann die Party steigen?

Äh, ja, wenn wir uns alle bei mir zuhause treffen und warte… definitiv im Pyjama! Montagsmaler kriegen wir so hin und wenn Zeit bleibt, versuche ich noch ein paar von den alten Shows und einen VHS-Player zu organisieren…

Okay, jetzt schnell noch eine To-Do-Liste machen und loslegen:

Freunde anrufen – bringt Aufschnitt mit, Pyjama-Party
Puddingpulver und Vodka kaufen
Brot, Bier, O-Saft und Selters kaufen
Mutti bitten, einen großen Nudelsalat zu machen
Stifte und Papier
Wohnung aufräumen
ggf. VHS Kassetten organisieren

Der kleine launige Vergleich zeigt den Unterschied zwischen klassischer und agiler Planung. Und – merkst Du was? – auch Deine ToDo-Liste ist sortiert: Zur Not tun es auch die obersten 2 -3 Aktivitäten allein und die Party wird lustig.

Aufgaben planen produziert (überflüssige) Arbeit

Der klassische Ansatz beginnt häufig damit sich das Ziel vorzunehmen und dann die einzelnen Aktivitäten zusammenzustellen, die alle gemacht werden müssen, um das ganze Ziel zu erreichen. Die werden dann brav in Arbeitspakete zerlegt (Termine festlegen, Räume finden,… ), mit Projektstrukturelementen versehen (Raumsuche, Catering, Deko) und in eine möglichst sinnvolle zeitliche Abhängigkeit übersetzt. Wer so vorgeht, gerät schnell in die Versuchung „an alles und bis ins letzte Detail denken zu müssen“ und je mehr aufgeschrieben wird, um so mehr fällt einem/einer dann auch dazu ein… Diese Art zu Planen produziert (überflüssige) Arbeit.

User Stories umsetzen reduziert (überflüssige) Arbeit

Der agile Ansatz beginnt damit, die wichtigsten User Stories des Anwenders oder der Anwenderin zu verstehen – also hier die unseres Geburtstagskindes und dann die wichtigsten der Reihe nach umzusetzen, bis es gut genug ist. Das Projekt entwickelt sich anhand der Anforderungen (Freunde von früher) und der Möglichkeiten, die sich dadurch ergeben, das erste Aspekte umgesetzt sind (von früher = gute alte Zeit = Fernsehabend = Musik brauchen wir nicht mehr, die Entscheidung über Essen und Deko ist implizit mitgefallen).

Und was ist besser?

Das eine ist nicht unbedingt besser als das andere. Es ist nur das eine einer bestimmten Situation angemessener als das andere:

Wenn das ganze Ziel wichtig und bekannt ist und die Schritte dorthin zuverlässig planbar sind (und wirklich sein müssen!), dann ist klassisches Vorgehen das Mittel der Wahl. Alles andere macht die Umsetzung langsamer und führt zu fachlichen Defiziten und damit möglicherweise zu echten Problem.

Wenn es hingegen darauf ankommt, unterwegs zu lernen, was wichtig ist, was funktioniert und was viel zu aufwendig würde, dann ist das agile Vorgehen besser geeignet. Es greift auf, was unmittelbar gebraucht wird und versucht zügig eine erste fassbare Lösung bereitzustellen, mit der dann weiter gearbeitet werden kann (oder die vielleicht schon ausreicht). Hier also die Party mit alten Freund.innen, die wieder auf ganz neue Ideen bringt und näher an dem wahren Bedürfnis unseres Geburtsagskindes ist.

Happy Birthday!

Wir freuen uns auf Eure Ideen und Erfahrungen dazu auf twitter: @smidigDE #agileparty

Foto: unsplash.com/pexels.com