Pünktlich bei den ersten Sonnenstrahlen, die zeigen, dass die Fenster dringend geputzt werden müssen, geht es los – die Rede ist vom Frühjahrsputz. Wie ihr den auch am Arbeitsplatz nach der von Toyota etablierten 5S Methodik angehen könnt und damit euer Arbeitsumfeld gut organisiert und frisch gestaltet und das Aufräumen auch noch Spaß macht, verraten wir euch dieses Mal. 

5S – eine Methode für Alle

Zugegeben, Aufräumen ist nicht für alle Menschen eine Freude. Ich gehöre zu den Menschen, die aufräumen und Ordnung schaffen einfach lieben – ein Aufräum-Nerd, wenn ihr so wollt. Und das nicht erst seit Marie Kondo mit ihrer aktuellen Aufräum-Welle um die Welt schwappt. Meine berufliche Aufräum-Liebe fand ihr zu Hause, als ich die 5S Methode aus dem Toyota Produktionssystem kennenlernte. Seitdem habe ich mit vielen Teams professionell ihre Arbeitsplätze aufgeräumt und neu strukturiert. Was ich an der Methode so mag ist ihre universelle Einsetzbarkeit – egal ob Produktion, Verwaltung oder Daten – 5S funktioniert immer. 

Gerade in Räumen, die sich viele Menschen teilen, hilft die 5S Methode dabei, dass immer alle auf alles notwendige Zugriff haben. Und kombiniert mit einem Kanban-System könnt ihr auch dafür sorgen, dass Verbrauchsmaterialien einfach nachbestellt werden können. Und damit ist ein Faktor, der in der Zusammenarbeit oft Nerven kostet und zu Reibung führt, abgestellt und ihr könnt euch wieder auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren.

Die fünf Schritte

Die namensgebenden 5 Schritte fangen im Japanischen alle mit einem S an. In manch deutscher Übersetzung findet ihr die 5A Methode, die einfach die Begriffe übersetzt hat. Ich persönlich nutze immer 5S, da es weltweit der am häufigsten genutzte Begriff ist.

Erster Schritt – Seiri – Sortiere aus

Es klingt so einfach und trotzdem fangen viele Teams anders an. Zuerst kommt alles was nicht an den Arbeitsplatz gehört weg. Nein, ihr baut euch nicht zuerst die neue Struktur und räumt dann alles was ihr braucht dort ein. So herum funktioniert es nicht. Vertraut mir. Erst alles Alte raus. Sonst baut ihr euch Strukturen für den alten Müll. Und sobald ihr Strukturen gebaut habt, füllt ihr die auch. 

Also, alles was ihr nicht mehr braucht: Wegwerfen! Alles bei dem ihr unsicher seid, mit einem roten Aufkleber mit Datum versehen und beobachten, ob ihr oder jemand anderes es benutzt. Wenn nicht, fliegt es bei der nächsten Überprüfung raus. 

Zweiter Schritt – Seiton – Stelle ordentlich hin

Alles hat seinen festen Stellplatz. Beobachtet euch selbst bei der Arbeit und stellt euch die Dinge so hin, dass ihr das, was ihr sehr oft braucht in unmittelbare Nähe habt. Dinge die ihr seltener nutzt können weiter weg oder auch in Schubladen oder Schränken aufbewahrt werden.

Prüft an dieser Stelle auch die Ergonomie der Bewegungen, die ihr häufig ausübt. Optimiert die Stellplätze dahingehend, dass alle Abläufe für euch gut auszuführen sind. Menschen, die häufig telefonieren und den Hörer dabei zwischen Schulter und Ohr einklemmen, um weiterschreiben zu können, unterschätzen oft die kleine Bewegung und merken erst wenn sie ein Headset haben, wie sich die Nackenmuskulatur entspannt. Es sind oft diese kleinen, häufig ausgeführten Bewegungen, die uns im Alltag mehr Ärger machen, als wir denken.

Die Stellplätze werden beschriftet, so dass mit einem Schritt zu sehen ist, ob etwas fehlt. Das vermindert Suchzeiten und hilft, die Ordnung einzuhalten. 

Dritter Schritt – Seist – Sauber machen

Der Schritt „Sauber machen“ bezieht sich sowohl auf das Reinigen des Platzes, als auch auf die Überprüfung von Schäden. Wenn ihr feststellt, dass etwas kaputt ist, sorgt sofort für Reparatur oder Ersatz. In Unternehmen in denen mit Ticketsystemen für so etwas gearbeitet wird, hat es sich als gute Praxis herausgestellt, dass ihr mit einem Zettel kennzeichnet, wenn ein Ticket geschrieben wurde. Dann gibt es keine unnötige Doppelarbeit. 

Wenn euer Umfeld immer sauber ist, bemerkt ihr sofort wenn irgendwo etwas tropft, bröselt oder rieselt. Somit können häufig größere Schäden vermieden werden, da ihr bei den ersten Anzeichen eines Schadens sofort darauf aufmerksam werdet.

Vierter Schritt – Seiketsu – Standardisiere

Nutzt einheitliche Prozesse und Kennzeichnungen für die Arbeitsplatzorgansation. So könnt ihr- egal in welchem Bereich – zum Beispiel schnell Stellplätze erkennen oder Unterschreitungen von Mindestbeständen bei Verbrauchsmaterial. Das hilft, um sich in allen Bereichen sicher und ohne viel Aufwand bewegen und arbeiten zu können und macht es auch als Organisation leichter, Arbeitsplätze gemeinsam und flexibel zu nutzen.

Fünfter Schritt – Shitsuke – Selbstdisziplin

Das ist das S mit dem viele Menschen am meisten zu kämpfen haben. Es ist nämlich nicht mit dem einmaligen Aufräumen erledigt. Ihr müsst euch selber kontinuierlich überprüfen. Am einfachsten ist ein regelmäßiger Rhythmus, den ihr wählt, um zu schauen ob die vorangegangen 4S eingehalten werden. Hier bietet sich dann auch die Möglichkeit des Kaizen, also der stetigen schrittweisen Verbesserung. Liegen zum Beispiel Dinge wiederholt an einem anderen Platz, kann das ein Hinweis darauf sein, dass der ursprüngliche Stellplatz nicht günstig gewählt war und ihr könnt es anpassen. 

Kanban – alles da, wenn ihr es braucht

Ursprünglich bedeutet Kanban so viel wie Karte oder Tafel. Taichi Ohno, der Begründer des Toyota Produktionssystems hatte als Grundidee, dass es möglich sein müsste eine Art Supermarkt-System in der Produktion einzuführen. Benötigt ein Produktionsschritt Material, so wird es aus dem entsprechenden Zwischenlager genommen. Fällt dort der Bestand unter das festgelegte Minimum, löst dies Nachproduktion oder Bestellung aus. Bis dahin waren eher Push-Systeme im Einsatz in denen produziert und die Lager gefüllt wurden, auch wenn es keinen aktuellen Bedarf gab.

Dieses Prinzip lässt sich auch wunderbar für Verbrauchsmaterialien in Arbeitsräumen nutzen. Überlegt euch einen Mindestbestand und kennzeichnet ihn z.B. mit farbigen Gewebeband oder einer Karte auf dem genau der Mindestbestand steht. Ist dieser Mindestbestand unterschritten, wir eine Bestellung ausgelöst. Dies passiert über das Ziehen der entsprechenden Kanban-Karte auf der folgendes notiert ist:

  • Name des Artikels
  • Anzahl, die nachbestellt werden soll
  • ggf. Bestellnummer beim Lieferanten (wo es Standardlieferanten gibt)

Wichtig ist, dass man nach Ziehen der Karte erkennen kann, dass die Karte gezogen wurde und die Bestellung ausgelöst wurde. Dies lässt sich einfach umsetzen, indem man die zu ziehende Karte farbig gestaltet und darunter eine schwarz-weiß Version hat. So kann jede.r auf einen Blick erkennen, dass bereits Nachschub auf dem Weg ist. 

Legt einen Platz fest in dem die Kanban-Karten gesammelt werden und einen Rhythmus in dem bestellt wird. Habt ihr Personen festgelegt, die bestellen, können diese dann gesammelt bestellen.  Eurer Phantasie sind aber keine Grenzen gesetzt. Gestaltet euren Prozess so, dass er zu euch passt, wenig Bestände und Aufwand verursacht und alles immer da ist wann ihr es braucht.

Und auch hier gilt – regelmäßig überprüfen, ob alles noch gut für euch funktioniert. Aber das kennt ihr ja aus dem agilen Kontext schon…

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