Wann kommen Euch die besten Ideen? Wie nähert ihr euch einer Problemlösung? Vielleicht ist es bei Euch so, wie bei vielen anderen – wenn man beim Kaffee zusammensitzt , darüber schnackt und überlegt wie es weitergehen könnte. Schwups – löst sich ein Problem wie Zucker im Kaffee. Das Schöne ist, dafür gibt es ein wunderbar einfaches Format, das Ihr als Grundlage einer Retrospektive nehmen könnt. Dabei Kaffee trinken geht natürlich auch. Dann mal los, 90 min reservieren – an die Tassen… und Post-Its.

Benötigte Materialien

  • 1 Pinnwand um die Themen zu sammeln
  • 1 Flipchart (oder eine 2. Pinnwand), um Ergebnisse und Entscheidungen festzuhalten
  • Post-its oder Karten
  • Stifte und Klebepunkte
  • Timer
  • Kaffee, wenn ihr mögt, natürlich auch

Zur Vorbereitung

Die Vorbereitung ist einfach, da ihr die Agenda anfangs gemeinsam erschafft. Unsere Retro mit dem Kaffee basiert auf der Idee des „Lean Coffee“. Erfunden wurde das von Jim Benson und Jeremy Lightsmith. Sie wollten eine Gruppe starten, um über den Einsatz von Techniken aus dem Bereich Lean für Wissensarbeit zu diskutieren – aber sie wollten keine komplett neue, schwerfällige Organisation mit Steuerungs-Komitees, Sprechern und solchen Dingen. Es sollte eine Gruppe sein, die von nichts anderem abhängig ist, als von den Leuten, die zu den Treffen auftauchen, lernen und erschaffen wollen. Dabei haben sie sich an der Methode des World Café orientiert.

Ablauf

Einleitung / Check-in (5m)

Diese Retro eignet sich besonders dann, wenn es gerade viele Ideen für kleine Verbesserungen zur Zusammenarbeit gibt, die das Team gemeinsam besprechen möchte.

Zu Beginn legt Ihr fest worüber gesprochen werden soll. Ihr könnt das Thema der Retro eingrenzen, z.B. Zusammenarbeit oder Daten sammeln oder Entscheidungen treffen. Damit lasst Ihr dann von vornherein nur Themen zu, die zu einer bestimmten Fragestellung des Teams passen. Das kann sinnvoll sein, wenn es sonst zu viel zu besprechen und zu diskutieren gibt. 

Beobachtungen / Eindrücke sammeln (10 m)

Jeder bekommt nun Post-Its und einen Stift und schreibt die eigenen aktuellen Themen kurz und knackig auf. Das darf alles sein, was die Teilnehmer diskutieren oder als Thema behandeln wollen. 

Themen und Hintergründe verstehen (25 m)

Wenn alle fertig mit dem Aufschreiben sind, wird jedes Thema kurz – ein oder zwei Sätze reichen – vorgestellt. Hängt die post-ist für jede.n gut sichtbar auf. Ähnliche Themen clustert ihr am besten. Alle sollen verstanden haben, worum es geht – denn als nächstes wird abgestimmt.  (15 m)

Zur Abstimmung bekommt jede.r Teilnehmer.in 2 Stimmen (Klebepunkte). Beide Stimmen können für das gleiche oder für unterschiedliche Themen abgegeben werden. Pro Stimme wird einfach ein Punkt auf das Post-It geklebt, an dem man arbeiten möchte. Wenn alle Punkte geklebt sind, werden die Themen in die Reihenfolge gebracht – das mit den meisten Punkten oben, das mit den wenigsten unten. (10 m)

Ihr habt nun eine Liste von Themen, an denen alle Teilnehmer interessiert sind und bei denen jeder eine Motivation hat, an der Diskussion ernsthaft teilzunehmen. Nun nehmt Ihr als erstes das oberste Thema in Arbeit.

Experimente entwerfen (55 m)

Hierfür gibt es vorab definierte Regeln. Zum Beispiel eine Timebox von 10 Minuten für die eingehende Beschäftigung mit dem Thema. Damit alle die Zeit im Auge behalten, nutzt am besten einen gut sichtbaren Timer. Nach Ablauf der 10 Minuten stimmt das Team dann gemeinsam nach folgendem Muster ab:

  • Daumen hoch bedeutet „Ich möchte das Thema weiter diskutieren“
  • Daumen in der Mitte bedeutet „Ich bin neutral, kann noch weiterdiskutierten oder zum nächsten Thema gehen“
  • Daumen nach unten bedeutet „Ich würde gerne das nächste Thema diskutieren“.

Wenn die Mehrheit der Leute den Daumen hoch oder neutral hat, legt ihr nochmal eine Timebox von 7 Minuten nach und schaut, ob ihr in dieser Zeit für die Diskussion zu einem Ergebnis kommt. Sollte dies nicht der Fall sein, scheint es größeren Klärungsbedarf für diesen Punkt zu geben. In diesem Fall empfehlen wir, nach einem gesonderten Termin zu suchen.

Dann geht ihr einfach der Priorität nach die zu diskutierenden Punkte durch.

Denkt auch beim Lean Coffee dran, konkrete Aktionen/Experimente abzuleiten und haltet diese fest.

Abschluss (5 min)

Ihr werdet merken, wie befriedigend es ist, wenn Ihr all die vielen kleinen Themen, die sonst immer zu kurz kommen endlich mal besprecht und angeht.

Nehmt Euch zum Schluss kurz Zeit und guckt Euch das Gesamtbild an. Freut Euch über eure Ergebnisse. Die Aufgaben könnt Ihr nun mitnehmen und im nächsten Sprint bearbeiten.

Bedankt Euch beim Team und fragt ob ihnen die Retro gefallen hat und was beim nächsten Mal geändert werden könnte.

Na? Ist der Kaffee nun kalt geworden?

Quelle / Inspiration