Lego meets BPM Lego Treasure (1.1)Heute nehmen wir das „BPM meets…“ Blogstöckchen von Holisticon auf und beantworten 3 Fragen:

  • Vor welchen „Prozess“-Herausforderungen stehen Unternehmen aktuell?
  • Welche spannenden, innovativen oder bewährten Kombinationen sorgen aus unserer Sicht für gelebtes Prozessmanagement ?
  • Wie profitieren Unternehmen und ihre Kunden von dieser Kombination? Was wird möglich?

Auf geht’s:

Vor welchen „Prozess“-Herausforderungen stehen Unternehmen aktuell?

Das waren noch Zeiten: Vertrieb hatte mit dem Kunden zu tun, Entwicklung kümmerte sich um Innovation und die Verbesserung der Produkte, Produktion stellte sie her und die Werbung machte sie bekannt. Die Inhaber/Geschäftsführer kümmerten sich um die Markterschließung, um die Mitbewerber und um die ‚Pfeil und Schleuder des wütenden Geschicks’… und die Administration schnurrte im Hintergrund und sorgte dafür, dass es lief.

Heutzutage sind quer durch die Unternehmen fast alle mehr oder weniger direkt von den Anforderungen der Kunden und der globalisierten Märkte betroffen. Schutz- und Ruhezonen, wie es sie früher gab,  sind selten geworden. Die Expertise im eigenen Aufgabenbereich wird zwar immer noch hoch gehalten, aber mehr und mehr muss der Einzelne auch Expertise in den angrenzenden Bereichen aufbauen. Das Problem: Zeit zum Lernen gibt es im Arbeitsalltag wenig und die Veränderungen von Außen gehen immer weiter.

Wie gestaltet man unter diesen Rahmenbedingungen funktionierende Organisationen? Ein verbreiteter Ansatz ist das Business Process Management (BPM), das sich die Verbesserung von Arbeitsabläufen, die Zuteilung von Verantwortlichkeiten für Geschäftsprozesse und die Ausrichtung der Prozesse auf die Unternehmensziele auf die Fahne geschrieben hat. Gut gestaltete und dokumentierte Prozesse sollen den Mitarbeitern Orientierung geben, Handlungshilfen und Informationen bereit stellen und eine schnelle Einarbeitung in Aufgaben ermöglichen. Und da BPM ein kontinuierlicher Prozess ist, dient es auch zur Sicherung von individueller Expertise in das ‚Unternehmensgedächtnis‘. Im Rahmen von BPM Vorhaben gibt es nun immer wieder Punkte, wo Menschen zusammenkommen: um etwas zu beschreiben, etwas zu lernen, kreativ zu sein und um Einzelheiten zu einem größeren Bild zusammenzusetzen. Die Formate dazu sind Interviews, Meetings, Workshops oder Trainings. Und wie lebendig diese gestaltet werden hat einen direkten Einfluss auf die Güte der Ergebnisse und die Freude an der Umsetzung.

Welche spannenden, innovativen oder bewährten Kombinationen sorgen aus unserer Sicht für gelebtes Prozessmanagement?

Wenn also Menschen zusammen kommen um über ihre Arbeitsabläufe Auskunft zu geben oder um kreative Lösungen für bessere Abläufe zu finden, müssen zwei Rahmenbedingungen bedacht werden:

  • Ein Großteil der Informationen in unserem Gehirn ist uns und bleibt uns erstmal unbewusst. Sie sind weder für uns noch für Andere einfach ‚auf Knopfdruck‘ abrufbar.
  • Beim Nachdenken über ein Thema rücken zunächst nur einzelne Aspekte ins (recht begrenzte) Scheinwerferlicht unseres Bewusstseins. Gerade bei komplexen Problemen ist es schwierig, ein Thema als Ganzes zu fassen zu kriegen.

Aber genau darum geht es in den meisten BPM Vorhaben: Informationen und Erfahrungen Einzelner zu heben und diese Einzelsichten zu einer Gesamtsicht zusammenzusetzen. Ein mögliches Workshopformat dafür bietet LEGO® SERIOUS PLAY® (LSP®). Hier braucht es keine großen Inputs, Vorkenntnisse oder Vorklapps, damit Teilnehmer/innen anfangen zu bauen. Sobald LEGO® auf dem Tisch ist, beginnen die Hände von allein zu ‘denken’ und mit einer durchdachten Begleitung entsteht unmittelbar Entwicklungsfreude:

  • Beim Bauen eines realen Modells mit unseren Händen klären sich Stück für Stück Verbindungen zwischen einzelnen Elementen
  • Es entsteht eine zusammenhängende ‚Geschichte‘ der Geschäftsprozesse, die auf Variationen getestet werden kann
  • Die Modelle spiegeln unsere inneren Vorstellungen vom Geschäftsprozess ab und dienen als Anker, den Geschäftsprozess als Ganzes zu erinnern.

Wenn das Bauen einmal läuft, braucht es ’nur‘ noch anregende, auf das Thema fokussierende Bauanweisungen, um den Spirit über den Workshop aufrecht zu erhalten. Und eine saubere Begleitung in den Runden zum Austausch und zur Reflexion, damit konkrete Ergebnisse und Erkenntnisse entstehen. Aufwendig ist dann noch das ‚Mitplotten‘ und die Dokumentation der Modelle und der ‚Sprechtexte‘ aus den Auswertungen, aber durch ein erfahrene Begleitung können die Ergebnisse dokumentiert und dann später in beliebige Formate überführt werden.

Wie profitieren Unternehmen und ihre Kunden von der Kombination von BPM mit LEGO® profitieren? Was wird dadurch möglich?

LSP® ist ein lebendiges Format und kann ‚klassische‘ BPM-Vorhaben sehr gut ergänzen: z.B. in einem Start-Workshop, wo ein spielerischer und leichter Einstieg viel Akzeptanz für das Thema schafft und einen guten Grundstein zur weiteren Zusammenarbeit legt. Und auch zwischendrin kann LSP® z.B. für Retrospektiven oder zur Erfahrungssicherung genutzt werden.

Weitergedacht kann die Modellierung mit LSP® aus „trockenen“ Prozessmodellen eine Landkarte lebendigen Wissens machen und damit die Basis für innovative Lösungen und Produkte schaffen.

#bpmmeets…

Wir sind gespannt auf weitere Ideen und Ansätze für ein lebendiges BPM und werfen das Stöckchen weiter an Jörg Burmeister von der agito-IT und alle, die Lust auf diese Fragen haben:

  • Vor welchen „Prozess“-Herausforderungen stehen Unternehmen aktuell?
  • Welche spannenden, innovativen oder bewährten Kombinationen sorgen aus Eurer Sicht für gelebtes Prozessmanagement?
  • Wie profitieren Unternehmen und ihre Kunden von dieser Kombination? Was wird möglich?

So geht‘s: Die Fragen im eigenen Blog beantworten, den Beitrag mit diesem Beitrag verlinken, im Kommentar hier auf den eigenen Beitrag hinweisen, das Stöckchen an 2 -3 Kolleg/innen weiterwerfen.

Dieser Blogartikel ist zuerst auf www.learnical.com erschienen (21. November 2013) – Version 1.1.

LEGO, SERIOUS PLAY, the Minifigure and the Brick and Knob configurations are trademarks of the LEGO group, which does not sponsor, authorize or endorse this website.